Le chantier des collections Arts graphiques

Lancé en 2015, le chantier des collections permet l’étude systématique des collections de la réserve arts graphiques.

Compte-tenu des délais impartis et de la masse de données à traiter (environ 270 000 items), le musée de Bretagne a confié à des prestataires extérieurs les missions de récolement, d’inventaire et de numérisation des collections de cette réserve. Le pôle Conservation du musée assure le pilotage de cette prestation.

Les interventions ont été programmées en deux temps : une première phase de saisie des registres d’inventaire papier dans l’outil de gestion des collections, suivie d’une deuxième phase dite « chantier des collections » de la réserve arts graphiques. Ce chantier correspond à une succession d’actions programmées et organisées : dépoussiérage, conditionnement, récolement ou inventaire, photographie, rangement.

Il nous permet à terme :

–        Une connaissance exhaustive de tout le fonds arts graphiques

–        Un inventaire à minima du fonds et un récolement

–        Une évaluation de l’état des collections,

–        Une couverture photographique de tous les documents

–        Un dépoussiérage systématique

–        Un conditionnement de l’ensemble

–        Un repérage des documents les plus abîmés à restaurer.

Les opérations ont été décomposées en trois lots.

LOT 1 : la saisie informatique sur l’outil de gestion des collections des registres d’inventaire

La saisie de l’inventaire a été la première mission réalisée, afin de faciliter le travail de récolement et d’inventaire des collections. Ainsi, chaque item dispose d’une fiche informatisée comportant les informations contenues dans le registre. La base de données des collections devient le seul référent pour la seconde partie du chantier des collections. Il s’agit donc d’une première étape indispensable. Cette saisie s’est faite à partir des registres « 18 colonnes » normalisés.

L’utilisation de l’outil informatique de gestion des collections permet en outre de tirer pleinement partie de la saisie des registres :

–        Possibilité de faire des recherches croisées par auteur, par titre, par légende… dans le cas d’un objet sans numéro d’inventaire et ainsi de pouvoir potentiellement retrouver son numéro (après toutes les vérifications qui s’imposent),

–        Possibilité à la fin du récolement de constater le nombre d’objets manquants ou non-vus afin d’établir le procès-verbal de récolement,

–        Possibilité à la fin du récolement d’envisager un chantier des X : c’est-à-dire de croiser tous les objets inscrits sur l’inventaire rétrospectif (.0.) avec les objets présents sur les registres d’inventaire mais non-vus lors du récolement.

LOT 2 : le chantier des collections dans la réserve arts graphiques

Le chantier s’organise telle une chaîne de travail : du dépoussiérage et conditionnement des collections au récolement/inventaire sur la base de données jusqu’au rangement,  en passant par la prise de vue systématique des documents.

Les œuvres seront dépoussiérées dans l’atelier de restauration du musée, si leur état, le support et la technique le permettent. Elles sont conditionnées dans des matériaux neutres et permanents.

L’équipe en charge du récolement vérifie la présence de la fiche dans la base de données, la cohérence des informations enregistrées. Si, après des recherches croisées, aucune fiche ne paraît exister, elle en crée une en attribuant un numéro d’inventaire rétrospectif. Enfin, ce numéro est marqué au verso du document, selon les préconisations du Service des musées de France.

LOT 3 : La photographie

La prise de vue est intégrée dans la chaîne opératoire et s’effectue dans le laboratoire photographique du musée de Bretagne. Le prestataire est également chargé de développer les images numériques, de les archiver et de les indexer, et de les intégrer à aux notices d’inventaire dans l’outil de gestion des collections.

Un chantier de grande ampleur, soutenu par les partenaires publics

De 2016 à mi 2020, le chantier externalisé des collections de la réserve « arts graphiques » (tous documents sur papier : affiches, cartes postales, dessins, estampes, tirages photographiques sur papier, cartes et plans, imprimés…), confié dans le cadre d’un marché aux entreprises GRAHAL et MANZARA, a permis de procéder au récolement des collections, à leur dépoussiérage et leur reconditionnement le cas échéant, ainsi qu’à leur numérisation, à hauteur de 218 981 items. Ce chantier considérable a engendré un changement de base de données permettant l’ouverture en 2017 d’un portail des collections en ligne, et favorisant, grâce à la diffusion numérique, l’appropriation par les publics de ces ressources foisonnantes sur la Bretagne.

• Plus de 273 000 items traités (conservés dans la réserve) dont 218 981 récolés (en 3 ans et demi) et numérisés (en 4 ans)
• Un chantier externalisé auprès de plusieurs prestataires mais dont le déroulement s’est opéré sur place en réserve et dans le studio photo
• Le récolement confié à GRAHAL (5 agents) / la numérisation confiée à MANZARA (2 photographes en simultané)
• Une priorisation relative des fonds à traiter croisant des critères de recherche, les nécessités des projets d’expositions et les possibilités de valorisation en ligne
•  Un travail régulier sur les contrats de cession de droits pour préparer la mise en ligne de certains fonds selon un principe d’ouverture maximale des droits

Cette opération a bénéficié du soutien financier exceptionnel de l’État (DRAC Bretagne), de la Région Bretagne et de l’Union européenne, via le FEDER (www.europe.bzh).

Manon Six.

Mars 2019.