Au musée de Bretagne, l’informatisation de l’inventaire des collections est une pratique ancienne : en 1991, l’institution a été parmi les premières en France à se doter d’une application dédiée. En 2004, face au volume des données sans cesse grandissant et au nombre d’utilisateurs croissant, il s’est avéré indispensable de nommer un administrateur de bases. Afin de jouer son rôle en toute transparence et efficacité, il travaille sous la responsabilité de l’équipe scientifique, au sein du pôle Conservation. À ce jour, l’outil de gestion documentaire des collections, Flora (Décalog), gère différentes bases : Biens (320 000 notices d’inventaire), Entrées (6 600), Photothèque (425 000), Bibliothèque (2 300), Vidéos-sons (280), Autres documents (150) et Dossiers documentaires.
Expertise des bases de données patrimoniales :
L’administrateur de bases en connaît au mieux les structures, les contenus et les usages, lui permettant de conseiller ses collègues et de former le personnel temporaire intervenant sur l’inventaire des collections. Il est ainsi l’interlocuteur privilégié des utilisateurs de l’application. L’administrateur assure l’interface avec la société éditrice de l’application portant les bases et le service informatique de la collectivité.
Chartes de saisie et contrôle :
L’administrateur est le rédacteur des différentes chartes de saisie (générale, arts graphiques, objets 3D, récolement…) destinées à assurer l’homogénéité des données, afin d’obtenir une fiabilité de consultation maximale. Discutés collégialement et transmis à tous les intervenants sur les bases, ces documents permettent d’expliquer les règles de saisie établies. L’administrateur veille à leur respect et à leur évolution. Il lui revient donc de vérifier que ces normes sont bien comprises et suivies (la gestion des droits et le paramétrage des bases pouvant y concourir).
Droits d’accès et paramétrage des bases :
L’administrateur détermine des groupes d’utilisateurs pour lesquels sont affectés des droits d’accès et de saisie sans risque pour l’intégrité et la cohérence des données ; le tout en harmonie avec les préconisations des chartes de saisie. Sont ainsi définis des droits de consultation, saisie, modification, suppression, validation, etc. qui sont appliqués ou non aux différents groupes d’utilisateurs. Dans un souci de sécurité, les fonctionnalités « délicates » (modifications par lots, fusions, exports…) qui agissent directement sur les thésaurii et les autorités, et qui peuvent affecter un grand nombre d’occurrences, sont conduites par l’administrateur.
Données-thesaurii-autorités :
L’administrateur de bases assure la validation des données en s’appuyant sur les chartes de saisie et en systématisant la correction de données erronées ou mal saisies. L’enrichissement des thesaurii et autorités peut être géré notamment grâce au paramétrage des bases permettant d’accepter ou de rejeter les nouvelles occurrences.
Valorisation des données :
L’aboutissement de ce long travail est la mise en ligne via le portail des collections.
Olivier Barbet.
Avril 2019.