« Des collections en partage », quand la notion de « commun » entre au musée

Installé à Rennes au sein de l’équipement culturel des Champs Libres, le musée de Bretagne est un musée de société, dont le projet scientifique et culturel a été renouvelé récemment, adopté d’abord par le conseil métropolitain en juin 2015, puis approuvé par le ministère de la Culture. Il fixe trois orientations majeures concernant le domaine scientifique et les collections du musée : un objectif de récolement et d’inventaire, dit chantier des collections ; un objectif de diffusion des collections qui passe par le renouvellement de l’outil de leur gestion et leur mise en ligne ; un objectif de sauvegarde et de numérisation des fonds iconographiques, photographiques et audiovisuels.

Des collections en partage est un portail de mise en ligne des collections, qui se distingue dans le paysage muséal français par son ampleur et son ambition. Innovant dans sa philosophie, il s’inscrit également dans les grandes orientations de la collectivité : Rennes métropole porte en effet une politique culturelle, attentive à la diffusion et la transmission des savoirs, et au-delà, des ambitions d’innovation dans la relation aux usagers, d’ouverture des données.

Un projet en plusieurs étapes, bénéficiant d’un portage fort de la direction

Un préalable : la ré-informatisation

Dès 1991, le musée de Bretagne s’est doté d’un outil de gestion des collections, Micromusée, ce qui est assez précoce dans le paysage muséal français. Les fiches d’inventaires sont alors saisies directement sur cet outil. Depuis de nombreuses années, le service produit également quantité de ressources documentaires : reportages photographiques, dossiers documentaires, dossiers d’œuvres, enregistrements sonores ou audiovisuels dans le cadre de missions de collectage ou lors d’expositions temporaires.

De nouveaux besoins : un outil multibases

En 2015, après la rédaction d’une stratégie numérique, pilotée par le comité de direction et animée par le chargé de l’action culturelle numérique, le musée décide de s’équiper d’un nouveau progiciel pour répondre à de nouveaux besoins :

– disposer d’une application d’inventaire et de gestion documentaire des collections muséales répondant bien évidemment aux obligations réglementaires d’un musée de France en termes d’inventaire et de récolement ;

– réunir dans un même outil ces différentes ressources : collections muséales, reportages photographiques, vidéos et enregistrements sonores, documentation auparavant gérés dans des logiciels différents. D’importantes quantité de notices existent déjà : 234 000 notices d’inventaire, 47 000 fiches de reportages photographiques, 65 000 lignes de tableaux XLS… ;

– disposer d’un outil regroupant plusieurs bases interopérables, avec index et thesaurus communs, apparaît indispensable pour permettre la recherche dans toutes les ressources à la fois, quand les recherches devaient auparavant être faites dans plusieurs logiciels différents ;

– avoir des fonctionnalités avancées en terme de gestion de photothèque ;

– pouvoir faire des recherches sur plusieurs niveaux : plein texte comme multi-critères ;

– publier les données dans un entrepôt OAI-PMH qui permet à d’autres bases de données de venir « moissonner » les notices du musée de Bretagne ;

– permettre des exports de notices vers la base nationale des collections des Musées de France Joconde ;

– pouvoir faire de l’inventaire et du récolement dans des réserves non équipées de réseau ;

– permettre une grande accessibilité de ses ressources patrimoniales à travers un portail des collections facile à gérer en interne – équipe restreinte oblige –, simple et intuitif pour les internautes avec la possibilité de laisser des commentaires… Cette mise en ligne devant être adaptable sur smartphone et tablette.

Un projet pour trois musées, réunissant des compétences variées, un copilotage équipe scientifique / informatique

Il concerne à la fois le musée de Bretagne et l’écomusée du pays de Rennes – dont les collections sont communes –, ainsi que le musée des Beaux-Arts de Rennes. Le musée de Bretagne fait l’objet d’une première phase, lancée en décembre 2016, le musée des Beaux-Arts fera prochainement l’objet de la seconde.

Ce projet, co-dirigé par la cellule « inventaire et documentation des collections » du musée de Bretagne et la Direction des systèmes d’information (DSI) des Champs Libres, a nécessité la réunion de compétences variées. L’équipe du musée a apporté sa connaissance des collections et des ressources, son ingénierie documentaire et son expérience d’administration de bases de données. La DSI a apporté son expertise des réseaux informatiques et des marchés publics de ce type. L’équipe administrative des Champs Libres a quant à elle réalisé un état des lieux juridique, véritable outils d’aide à la décision, et a mis en place une importante campagne de communication à l’ouverture du portail.

Un contexte particulier : le chantier des collections

Ce changement d’outil de gestion et de mise en ligne des collections est mené en parallèle de deux autres chantiers des collections, externalisés :

– un chantier de numérisation des collections de négatifs souples ;

– un chantier des collections d’arts graphiques sur trois ans, comprenant trois lots : saisie rétrospective des registres, conditionnement-récolement et numérisation, pour un volume d’environ 260 000 documents. Réelle opportunité pour le musée, ce chantier s’est révélé toutefois une source de complexité dans la gestion de projet, au moment du changement d’outil de gestion des collections: en effet, les dates d’arrêt de la saisie dans l’ancien outil et de reprise de la saisie dans le nouveau devaient être calées plusieurs mois en amont, sans possibilité de flexibilité, afin que le prestataire du chantier des collections puisse organiser le travail de ses équipes.

Le calendrier

Initiée en 2015, la ré-informatisation des collections du musée de Bretagne a nécessité plusieurs étapes d’importance :

– dès 2014, un benchmarking, conduit en interne, est réalisé afin de connaître l’ensemble du marché des logiciels susceptibles de convenir aux besoins du musée. Des collègues de nombreux musées sont aussi interrogés sur leurs pratiques ;

– en 2015, un état des ressources et des besoins internes est effectué. Il aboutit à la rédaction d’un cahier des charges ;

– parallèlement, dès 2014 et jusqu’en 2017, l’équipe du musée, parfois renforcée de contractuels, prépare les données à migrer : il faut hiérarchiser et harmoniser les thesaurus (mots-clés, lieux, personnes…) qui proviennent d’outils différents, le but étant d’en avoir un seul, commun aux différentes futures « sous-bases » d’un même outil ;

– une fois le marché publié et les offres reçues, celles-ci sont analysées par le musée de Bretagne et la DSI dans le premier semestre 2016 ;

– après le choix du prestataire – la société Decalog proposant la solution du logiciel Flora Musées et du portail Osiros – une réunion de lancement en décembre 2016 fait démarrer l’important travail de reprise des données contenues dans les différents logiciels utilisés jusque-là. Cette étape fondamentale établit la correspondance des champs entre les anciens outils et le nouveau. Elle s’étale sur tout le premier semestre 2017 ;

– fin juin 2017, la saisie est arrêtée dans tous les logiciels, et la migration est opérée en deux jours seulement. Le mois de juillet est consacré à la vérification de la reprise des données, à la prise en main de l’outil par l’équipe des permanents du musée et à la rédaction des chartes de saisie par l’administrateur de la base. Le chantier des collections externalisé reprend comme prévu fin juillet ;

– en parallèle, une équipe travaille à la définition de ce que sera le portail des collections. Si les fonctionnalités ont été définies dès la rédaction du cahier des charges, il faut imaginer le contenu des pages, la navigation de l’internaute. Le site du Metropolitan Museum est particulièrement inspirant. Le musée de Bretagne souhaite tendre vers ce modèle. Dans des délais très serrés, les données étant migrées fin juin, le portail ouvre dans les temps lors des Journées européennes du patrimoine, le 16 septembre 2017.

Un premier bilan du lancement de cet outil novateur

Le musée de Bretagne dispose aujourd’hui d’un outil de gestion qui répond globalement à ses attentes, les fonctionnalités sont affinées, en fonction des usages.

Le portail des collections est en amélioration permanente. Les retours des utilisateurs sont très importants pour adapter les fonctionnalités aux pratiques. En août 2020, plus de 299 000 notices documentaires sont en lignes toutes ressources confondues, dont plus de 274 000 avec images. Pour le moment, c’est la face émergée de l’iceberg au regard de l’ampleur des collections, plus de 700 000 items. Le musée a pour objectif d’ajouter 70 000 images supplémentaires par an dans les années à venir, grâce aux chantiers de numérisation des collections et à la poursuite du travail juridique (de nombreux contrats de cession de droits demeurent à rédiger). À partir d’une page d’accueil offrant une sélection du mois et des parcours thématiques, l’internaute peut chercher parmi plus de 299 000 notices de collections muséales, reportages photographiques et vidéos. Il peut ensuite :

– affiner les résultats en les triant par facettes (type de ressource, lieu, auteur, etc.);

– sauvegarder des sélections dans un compte utilisateur ;

– imprimer, exporter, enregistrer des notices et des images d’un poids moyen de 3 Mo (800×600 pixels seulement pour les œuvres en « tous droits réservés ») ;

– commenter une notice ;

– partager une notice ou une image via un numéro ARK unique et pérenne ;

– réutiliser en fonction des droits associés.

Points de vigilance d’un projet de ré informatisation et de mise en ligne   1/ Bien définir ses besoins, les objectifs du projet et la méthode. 2/ Faire un état des lieux précis des ressources à migrer. 3/ Nettoyer, uniformiser et hiérarchiser ses données. Importance de la fonction d’administrateur de base et des chartes de saisie. 4/ Aspects juridiques à prendre très en amont. 5/ Travailler sur le portail en parallèle de la reprise de données 6/ Soigner la communication

Concernant la méthode, le projet a été piloté par le pôle scientifique, en mode projet, avec un portage fort de la direction, tant en interne qu’en externe, notamment auprès des structures institutionnelles susceptibles de participer au financement de l’opération. Le pôle conservation a permis de garantir la cohérence scientifique globale, tout en s’adjoignant des compétences-clés informatique, communication, juridique… Le projet a toutefois mis en exergue la nécessaire montée en compétence des équipes dans le domaine de l’ingénierie documentaire. Le positionnement du musée au sein du complexe des Champs Libres a été un atout : un transfert de compétences et un accompagnement bienveillant des collègues de la bibliothèque des Champs Libres ont été facilitant.

Une politique militante d’ouverture des données

La volonté de partage des données, inscrite dans le projet scientifique et culturel du musée de Bretagne en 2015, est en adéquation avec la philosophie générale de Rennes Métropole d’ouverture des données, qui a développé une plateforme open data dès 2010. En a découlé une nouvelle politique de réutilisation des images numérisées, permettant le téléchargement en haute définition (3 Mo maximum) sans autorisation préalable.

Cela s’est concrétisé par une délibération du conseil communautaire qui a voté la gratuité des images numérisées en ligne en juin 2017. L’internaute peut désormais télécharger et réutiliser les images gratuitement, dans le respect du droit d’auteur et des contrats de cession de droits qui ont été établis. Une très grande partie des collections sont placées sous licence Creative Commons.

Gratuité et licences Creative commons : un choix de la collectivité

Le service administratif des Champs Libres a apporté son expertise juridique et a produit des notes sur les droits d’auteur et l’utilisation des licences Creative commons, qui ont permis à la collectivité de faire des choix. Une délibération du conseil communautaire de Rennes Métropole les a entérinées. Ainsi, les fichiers numériques qui illustrent les notices documentaires se répartissent entre :

– les œuvres faisant partie du domaine public et les œuvres orphelines créées avant 1949 : marque du domaine public pour les œuvres en deux dimensions ; licence CC BY ou CC BY SA  (en fonction du photographe) pour les œuvres en trois dimensions. La licence CC BY a été choisie, en accord avec l’agent photographe fonctionnaire qui a réalisé les images. Un contrat de cession de droits formalisant ce choix est en cours de rédaction, Rennes Métropole attendant le décret d’application de la loi DADVSI. Pour les images d’œuvres en trois dimensions entrées dans le domaine public réalisées par des photographe prestataires extérieurs, il est prévu dès le contrat de les placer sous licence CC BY SA ;

– les œuvres orphelines créées après 1949 : la licence CC BY NC ND est appliquée. Si l’auteur ou les ayants-droits se manifestent, un contrat de cession de droits est proposé, comme cela est indiqué dans les mentions légales du portail ;

– le reste des collections muséales, un contrat de cession de droits est proposé à l’auteur ou aux ayants-droits, avec choix de licence CC.

Les reportages photographiques réalisés par l’agent photographe fonctionnaire sont placés sous licence CC BY SA.

Des données très largement réutilisables

Grâce à ce travail juridique commencé en janvier 2017, les ressources sont donc largement réutilisables puisque, en août 2020 : 45 % des fichiers numériques sont marqués « domaine public » ou « sous licence CC BY » ; 25 % sont « sous licence CC BY SA » ; 29 % sont sous autres licences CC plus restrictives (BY NC, BY NC ND…) ; 1 % en « tous droits réservés » dont ADAGP (Société des auteurs dans les arts graphiques et plastiques gérant les droits d’auteurs de droit privé, dans le domaine des arts visuels).

La licence ou les droits associés aux images sont visibles sur chaque notice, les mentions légales du site expliquent ce que l’on peut faire du fichier, dans chaque cas.  

Seulement deux tarifs ont été conservés par délibération : un, fixé à 20 € pour la fourniture d’images numériques pré-existantes que l’internaute souhaite avoir d’une taille de fichier supérieure à 3 Mo ; le second, fixé à 40 €, pour la fourniture d’images numériques de documents qui ne sont pas encore numérisés.

Ces montants ont été fixés en se rapprochant au plus près du coût réel pour la collectivité. Par exemple, pour un document non numérisé, il s’agit d’évaluer le temps de travail de l’équipe de la régie des œuvres, puis de celui-ci de l’agent photographe.  

Cette démarche d’ouverture des données, innovante dans le monde des musées français, a reçu un très bon accueil des internautes, dont l’attente était forte. Un million et demi de pages ont été vues depuis novembre 2017, par plus de 196 000 utilisateurs, pour une durée moyenne de connexion de 5 minutes.

Premier bilan : un succès encourageant, un projet à accompagner sur la durée

Le portail des collections a atteint son but premier : faire connaître, partager, permettre la réutilisation la plus large possible des collections du musée de Bretagne et de l’écomusée du pays de Rennes, dans le respect du droit. Par la mise en ligne en open source de la documentation du projet, il offre aussi la possibilité à d’autres de poursuivre cette voie et d’ouvrir davantage et mieux les collections publiques françaises, tandis que les musées de l’Hexagone sont encore à la traîne dans le domaine de l’ouverture des données culturelles par rapport à nos voisins étrangers.

Après le bilan de la phase « lancement », ce projet ouvre aussi de nouvelles perspectives, grâce notamment aux retours des usagers. Le portail sera prochainement moissonné par le portail Bretania (portail des cultures de Bretagne géré par l’association Bretagne Culture Diversité), qui est lui-même moissonné par le Moteur de recherche Collections géré par le ministère de la culture,  qui l’est à son tour par la plate-forme Europeana gérée par la fondation du même nom. Les ressources du musée auront alors une visibilité accrue, dans une dimension internationale. Le musée de Bretagne souhaite utiliser les possibilités offertes par la technologie fullweb pour permettre à des chercheurs de travailler sur ses collections à distance. La base Flora Musées est actuellement enrichie de vidéos, de dossiers documentaires, et bientôt d’images 3D.

Enfin, le musée de Bretagne envisage une version 2 de son portail :

– en initiant un travail de création d’identité graphique, qui n’avait pu être pris en compte dans le cadre du projet initial,

– en co-construisant avec ses usagers d’autres navigations sur le portail, afin d’encore mieux répondre à leurs attentes,

– en géolocalisant ses données pour permettre un affichage de résultats sur carte.

La mise en œuvre du projet a montré aussi l’important travail d’animation à mettre en œuvre autour d’un portail des collections : la réutilisation des données et des images ne coule en effet pas de source. Il faut la susciter, l’encourager, l’animer. Le pôle scientifique est ainsi confronté à de nouvelles compétences et missions à assurer, relevant du domaine de la médiation numérique. Par ailleurs, l’usage du portail par les internautes reste à analyser. Parmi les perspectives à court terme, le musée de Bretagne souhaite développer les opérations de communitysourcing mises en place, qui permettent à des communautés d’usagers d’indexer les collections (lieux, mots-clés, etc.) ; les commentaires laissés par les internautes sur le portail ou les réseaux sociaux permettent dans un premier temps de repérer des interlocuteurs particulièrement intéressés et actifs. Il s’agit ensuite d’animer cette communauté. Enfin, la phase 2 du marché de ré-informatisation des collections du musée des Beaux-Arts de Rennes et la mise en place d’un portail devrait débuter prochainement, avec à terme un ensemble de ressources considérables permettant de se plonger dans le patrimoine d’un territoire.

Fabienne Martin-Adam et Céline Chanas.

[NOUVEAU] Retrouvez ci-dessous le retour d’expérience de la mise en ligne des collections au musée de Bretagne sous le forme de fiches thématiques :

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La loi n° 2006-961 du 1er août 2006 relative aux droits d’auteur et aux droits voisins dans la société de l’information (loi DADVSI), consacre la reconnaissance d’un droit d’auteur naissant, dès l’origine, au profit des agents publics sur les œuvres de l’esprit qu’ils créent dans l’exercice de leurs fonctions. À ce titre, le droit moral de l’auteur doit être respecté, notamment son nom doit être indiqué dans le cadre de l’exploitation des œuvres effectuées dans l’exercice de ses fonctions. Pour ce qui concerne les droits patrimoniaux, lorsque les œuvres créées dans l’exercice des fonctions de l’agent ou d’après les instructions reçues  sont exploitées dans le cadre de la mission de service public de l’employeur, le droit d’exploitation des œuvres est cédé de plein droit à l’employeur. Il s’agit alors d’une cession légale. L’exploitation commerciale de l’œuvre est exclue du dispositif de cession légale et l’agent, dans ce cas, recouvre ses droits patrimoniaux. La personne publique dispose néanmoins d’un droit de préférence s’il s’agit d’exploiter l’œuvre à des fins commerciales. Ces dispositions ont été reprises dans le Code de la Propriété Intellectuelle (articles L 111-1 ; L 121-7-1 ;L 131-3-1 et L 131-3-2). La loi DADVSI précise qu’un décret en Conseil d’État doit définir les conditions dans lesquelles un agent, auteur d’une œuvre, peut-être intéressé aux produits tirés de son exploitation quand la personne publique qui l’emploie, cessionnaire du droit d’exploitation, a retiré un avantage d’une exploitation  de l’œuvre. A ce jour, ce décret n’est pas paru.