Comment le numérique transforme la gestion documentaire du musée ?

Le projet scientifique et culturel du musée de Bretagne, adopté par le conseil métropolitain en 2015, se caractérise par la place centrale qu’il accorde à la politique de partage des connaissances. Des collections en partage, portail de mise en ligne des ressources du musée ouvert en 2017, est le premier niveau de mise en œuvre de cette politique. Lancé avec 175 000 notices et images très largement réutilisables, nous en dénombrons près de 300 000 en aout 2020. Les premiers bilans et rapports d’usages témoignent d’un engouement pour cette démarche d’ouverture du patrimoine, qui a modifié le rapport du musée de Bretagne à ses usagers : une relation plus riche en interactions, qui garantit toutefois l’autonomie des internautes vis-à-vis des collections et de leur réutilisation. Cela a notamment permis l’émergence d’une communauté de contributeurs engagés dans une démarche d’indexation collaborative et, par conséquent, une avancée sur la connaissance des collections.

Portail Des collections en partage du musée de Bretagne

Le chantier documentaire du musée, initié en février 2019 via un contrat renfort d’un an disposant de compétences spécifiques en ingénierie documentaire, représente la deuxième brique de la politique d’ouverture des données du musée de Bretagne.

À l’ère du numérique, la documentation muséale prend de nouvelles formes et génère de nouveaux usages. Que ce soit au cœur des espaces d’expositions ou par le biais d’outils numériques, les ressources documentaires apportent des informations complémentaires, mais offrent également la possibilité de porter un regard nouveau sur les collections. Conscient de la richesse de ses ressources documentaires, malgré leur sous-exploitation liée à des lacunes de référencement et de signalement, le musée de Bretagne souhaite optimiser l’expérience utilisateur en lui apportant des éléments de contexte nécessaires à la compréhension des collections. En effet, la valeur et l’intérêt scientifique d’un objet de musée de société reposent sur sa documentation – garante de sa capacité à « dire » une époque, une société, mais aussi des faits individuels rejoignant une destinée collective. Ainsi, les ressources documentaires disposent d’un rôle pivot, au croisement des missions de conservation, de production d’expositions, d’événements, et de médiation.

Cette documentation foisonnante peut prendre diverses formes : des classiques références bibliographiques aux podcasts de conférences, en passant par des enregistrements de visites d’expositions, des transcriptions d’enquêtes ou encore les multiples synthèses de recherches scientifiques produites sur des thématiques chères au musée. Cette richesse documentaire doit être partagée – tout d’abord avec les membres du personnel du musée puis, à terme, avec le public. Ces ressources variées partagent donc une même ambition : la contextualisation et la valorisation des collections auprès du grand public. De ce processus de mise en ligne découle également une mise en avant des activités du musée de Bretagne : plus qu’un lieu de conservation et d’expositions, il est un référent scientifique et un acteur de la vie culturelle bretonne.

Des ressources documentaires riches mais dispersées

Face à la diversité des ressources documentaires produites par le musée, le besoin d’un état des lieux de cette masse informationnelle, floue et mal délimitée, s’est fait ressentir. L’objectif était de pouvoir répondre à différentes interrogations : qui fait quoi ? qui produit quoi ? où et comment les productions documentaires sont-elles stockées ? la méconnaissance de la réalité des ressources laisse planer le doute sur les conditions de conservation et la pérennité de cette vaste documentation.

Une analyse de l’existant, accompagnée d’entretiens qualitatifs, a donc été menée afin de mieux cerner les pratiques documentaires des agents du musée, d’identifier les différents espaces de stockage de la documentation, de faire le point sur la typologie des ressources produites – et surtout d’identifier les problématiques de gestion documentaire. Le manque d’homogénéité, tant au niveau de la construction, du nommage, du format, du classement, du stockage des documents, contribue au caractère pluriel et disséminé de la documentation. Non seulement les agents rencontrent des difficultés pour retrouver l’information, mais cela multiplie les problèmes de gestion courante : chevauchement du papier et du numérique, création de doublons (tant au format numérique que papier), documents non-classés,… Le serveur informatique se trouve ainsi régulièrement saturé – problème résolu temporairement par un nettoyage ponctuel et cyclique.

Au terme de cette étude, trois axes de travail se sont dégagés : l’homogénéisation des pratiques documentaires, la mise en place de processus de travail facilitant la circulation de l’information, et la systématisation de la capitalisation des ressources. Pour répondre à ces besoins, deux modes d’actions ont été mis en place : des ateliers de sensibilisation où sont communiquées des préconisations relatives à la gestion des documents d’activité, et le développement d’une nouvelle base documentaire collaborative intégrée au logiciel de gestion des collections Flora Musées, édité par Decalog.

Un plan d’action pour une documentation centralisée et homogène : la base « Dossiers documentaires »

Jusqu’ici, Flora Musées se composait de six bases documentaires permettant de signaler diverses ressources : « Biens », « Entrées », « Photothèque », « Bibliothèque », « Vidéos/sons », « Autres documents ».

La base « Dossiers documentaires » s’ajoute donc à cette liste, et poursuit la démarche de centralisation des ressources documentaires en un seul outil pivot. Elle permet de signaler des ensembles de documentation portant sur une thématique, une exposition, un événement (par exemple, une édition de la Nuit des musées), une personne, ou encore les fonds d’archives versés au musée. Le principe : créer une notice contenant des informations générales (contenus du dossier, localisation de référence, mention des droits,…) et y agréger un maximum de ressources.

Cette agrégation est rendue possible par l’interopérabilité des différentes bases de Flora. En effet, le premier point d’attention lors du développement de la grille de saisie a été de maximiser la communication entre la notice « Dossier documentaire » et les autres bases de Flora.  Le deuxième point d’attention était d’optimiser l’indexation : de nombreux champs permettent donc d’indexer des lieux et personnes, mais également des mots-clés. Ces deux points nous paraissent essentiels afin de garantir une recherche globale à l’utilisateur, mais également pour favoriser la navigation et les découvertes fortuites au sein des ressources.

Concrètement, une notice relative à une exposition contient des liens vers les documents de préparation et de recherche scientifique réalisés en amont de l’exposition, les contenus exposés, tous les supports de communication et de médiation ainsi que les documents produits à l’issue du bilan. À cette occasion, la typologie des documents saisis dans la base « Autres documents » a été revue, on y trouve synthèse de recherches scientifiques, bibliographie, transcription d’enquête, note d’intention scénographique, cartels et textes d’exposition, cartographie/infographie, supports de communication, supports de médiation, bilan d’activité, projet scientifique et culturel, archives. La possibilité de renseigner des sources externes en ligne permet aussi d’intégrer une revue de presse et une veille documentaire à la notice. L’utilisateur peut consulter les documents et ressources agrégés de deux manières différentes :

  1. Via le champ « Documents » de la notice

2. Via le pavé GED

Les dossiers thématiques et personnes sont relativement similaires : ils regroupent divers produits de la recherche (synthèse, bibliographie, enquête, sources internet,…), mais également toutes sources multimédia (vidéos, photos, enregistrements) qui leur sont relatives.

Un dossier événement a pour ambition de synthétiser en une notice une multitude de ressources multimédia liées à l’événement en question (photos, supports de communication, captations audio et/ou vidéo – sans oublier les autorisations d’enregistrement liées).

Enfin, un dossier « fonds d’archives » signale des archives versées au musée par un particulier ou une personne morale – par exemple, en lien avec une acquisition. Conscient de la diversité des types de documents qui peuvent composer un fonds d’archives, nous avons décidé de créer un type générique « Archives » dans la base « Autres documents ». Pour ne pas perdre d’informations, le champ « Commentaires » de la notice permet de détailler le contenu de l’unité archivistique.

Les ambitions de la base sont donc multiples : centraliser les ressources en un seul outil, faciliter la recherche et le partage d’informations, mettre en place une recherche fédérée, décloisonner la documentation des bureaux des agents et désengorger le serveur. Afin d’assurer l’exhaustivité des notices et pour que la capitalisation des ressources perdure, il est nécessaire d’ancrer la question documentaire dans les processus de travail de chacun. Chaque agent doit systématiser le versement d’une ressource produite par ses soins dans la notice correspondante. À noter : le versement se fait une fois que le document est validé et permet, au passage, de systématiser la suppression des fichiers de travail du serveur. En cela, la base « Dossiers documentaires » se définit comme collaborative et comme outil pivot de la politique documentaire.

Conclusion

Cet outil est donc la réponse trouvée par le musée de Bretagne à un problème récurrent au sein des musées : l’absence de processus de travail clairs concernant la collecte, le traitement et la gestion de la documentation muséale. Un benchmark effectué lors de notre prise de poste souligne le caractère empirique des pratiques documentaires des musées, fortement liées à l’histoire des institutions et aux ressources (tant humaines que financières ou documentaires) dont elles disposent. La plupart des musées interviewés disposent d’une arborescence documentaire prenant la forme d’un catalogue de bibliothèque ; concernant le recensement de la documentation ou des archives, ce sont des chantiers en cours ou envisagés se heurtant souvent à un manque de temps ou de moyens.

La mutation numérique impacte le cœur de métier des musées, d’où la nécessité d’impliquer tous les agents dans ce tournant – notamment les responsables documentaires. À l’ère de l’open content, une montée en compétence en ingénierie documentaire et numérique doit s’insérer dans une méthodologie globale de conduite du changement. Ces ajustements organisationnels sont nécessaires si l’on souhaite conscientiser les enjeux liés à la documentation muséale. En plus de contribuer à la sauvegarde de la mémoire du musée, nous avons vu qu’elle permettait le développement de la recherche sur les collections ainsi que leur valorisation. La masse informationnelle produite dans le cadre des activités d’un musée doit être coordonnée, centralisée et administrée par les documentalistes. A priori, la base de données serait l’outil idéal pour ces missions – à condition de dépasser la logique de simple logiciel de gestion des collections. Pour cela, leur développement doit permettre l’intégration de tous types de ressources documentaires.

Si la base « Dossiers documentaires » résout, en premier lieu, des problématiques internes, elle s’ancre dans un projet plus large : la refonte du centre de documentation et du parcours permanent, qui a pour maître-mot l’ouverture – tant physique que numérique – des locaux et des ressources. Elle s’inscrit également dans des perspectives de valorisation des ressources auprès des publics. En effet, au terme d’un chantier juridique et d’une réflexion sur les manières de prioriser, organiser et exploiter les ressources, elles tendent à être publiées sur le portail « Des collections en partage » – au même titre que les collections, les reportages photographiques, ou encore les vidéos et podcasts. L’usager aurait donc accès à un réseau de ressources interconnectées : la saisie d’un simple mot-clé lui ouvrirait les portes de diverses références bibliographiques, objets des collections, vidéos ou podcasts traitant de ce sujet, et bien plus encore…

La politique d’ouverture et de partage prônée par le musée s’inscrit, de manière plus globale, dans la stratégie numérique des Champs Libres. À l’heure de la mondialisation des connaissances, l’équipement culturel œuvre pour un meilleur référencement de ses contenus, une agrégation des ressources produites et une visibilité accrue de ses activités. Favoriser la navigation et la sérendipité au cœur des données culturelles produites et mises à disposition par le musée : une initiative à ancrer dans la perspective d’un open data culturel national.

Lucie Doillon, chargée de mission Politique documentaire.

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